Más eficaces y sin forma de reunión

Las actividades de fin de año, los cierres, la planificación de la próxima temporada, requieren puestas en  común, y por lo tanto, encuentros. ¿Cómo hacer que estas reuniones sean más productivas y  aprovechables y también más agradables?

Noviembre suele ser un mes de reuniones si las organizaciones son previsoras, ordenadas e inteligentes. Si actúan con antelación, iniciando procesos que harán de esta última etapa del año un período más fácil, dinámico y disfrutable.

Cambios y finales

Los inminentes cierres de ciclo, la proximidad del fin del año, los cambios de temporada, la incorporación de personal auxiliar para ocuparse de tareas extras ante el posible aluvión de público en las fiestas, la apertura de bocas de expendio en zonas turísticas, el movimiento de empleados por vacaciones…son situaciones que marcan como necesario el desarrollo de conversaciones de acuerdo, la puesta en común de objetivos, el marcado de pautas, la evaluación del camino recorrido, la planificación conjunta. 

Y esto lleva, ineludiblemente a reunirse. En encuentros interpersonales, subgrupales y grupales, en los que se explica, analiza, planifica, orienta, decide, acuerda, discute…

Y también se sufre, se pierde tiempo, se cae en pozos de aburrimiento, se soporta, se desarrollan técnicas de evasión…

Lo peor de esto es que también se consigue muy poco, se repiten errores, se olvidan aspectos importantes, se malogran relaciones…

Mejores

¿Cómo hacer que estas reuniones sean más productivas y  aprovechables y también más agradables? Veamos algunas acciones a desarrollar:

• Darles contenido. Abordar temas precisos, claros, importantes y de tratamiento rápido.  No detenerse en repetir lo que ya se ha dicho. Y las cosas importantes y que requieren que se las tenga especialmente  en cuenta se pueden entregar por escrito. No hay que pensar primero la reunión y después decidir qué hacer, sino descubrir qué se quiere comunicar y después ver cuál es la mejor forma de lograrlo.

• Hacerlas participables. Que no sean un bloque entero que unos conocen y los otros nunca llegan a poder asir. Cualquier evaluación, señalamiento, guía, instrucción, recomendación, análisis, celebración,  puede volverse inatendible por su extensión, inabordable por su impermeabilidad  e inconmovible por su rigidez. En todos esos casos, deja afuera  a los demás. Y no importa el cometido del discurso, este tiene que incluir al otro. Habilitar la participación, motivar la inclusión voluntaria. Volverse un trabajo colaborativo que promueva el protagonismo, aliente el compromiso y deje siempre al otro parado en sus posibilidades.

• Buscar nuevos formatos. Siempre costará que la gente asista a las reuniones si las toman como un trago amargo que hay que pasar rápido. ¿Por qué no buscar otro modo de lograr el cometido? Sacarlos de la organización para el armado de un plan nuevo de trabajo, en una experiencia outdoors que incluya actividades placenteras. Proponerles trabajar subgrupalmente en los guiones de una misma  historieta que representará una situación a trabajar. Abordar una situación que siempre fue estresante sentados sobre balones de ejercitación. Incluir en cada encuentro un juego o actividad. Los entornos diferentes, la habilitación a jugar. El estar cómodos, ayuda  a pensar, hace más suaves los planteos y saca a las personas del marco de las obligaciones y el deber ser para llevarlos a terrenos donde es más fácil construir con otros.

• Anticipar lo anticipable. Las evaluaciones no pueden dejarse para una única reunión a fin del ciclo. Ni deben mezclarse con los festejos, las celebraciones y los cierres.

Si son evaluaciones de desempeño, sería ideal hacerlas periódicamente a lo largo del tiempo de trabajo, y que estuvieran basadas en una observación integral, en la explicitación de obstáculos a medida que se presentan y en un acompañamiento a facilitar el crecimiento. Esto posibilitará la corrección y afianzará la confianza y el trabajo conjunto sobre lo que haya que corregir. Y también dará a quien lo merece la palmada en el hombro, el reconocimiento, el premio cuando haya una conciencia plena de porqué lo ganó.

Si no se evaluó oportunamente durante el desarrollo del trabajo, hay que cuidar la forma en que se comunica. Si se va a seguir trabajando con esa persona, hay que plantear los obstáculos como aspectos a trabajar  conjuntamente a partir de ese momento. Y comprometerse y comprometerlo en esa tarea.

Si no va a seguir trabajando, hay que evitar hacerlo cargo de aquello de lo que no se enteró porque nunca se le dijo. No se trata de reprenderlo por lo que no logró, sino de explicitar las razones por las que el contrato de trabajo se termina.

• No mezclar peras con manzanas. Llamar a reunión solamente a los interesados. Evitar retar a los que están por los que no hayan venido. No hacer reuniones multitudinarias en las que muchos contemplan un diálogo interpersonal. No usar los festejos de fin de año para arreglar viejos problemas o anunciar eventos parciales que sólo incumben a unos pocos y dejan afuera al resto. Dar a cada uno el tiempo, espacio y atención que merece. Después de todo, una reunión tiene que ver con poder unir. Y para unir, es necesario que estén, que aparezcan, que se muestren, las partes separadas.

 

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La Columna cumple hoy doscientas apariciones, cada jueves, en el Diario La Opinión de Trenque Lauquen. ¡Muchas gracias a todos!

 

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